Uma empresa gasta milhares de reais todos os meses com licenças, integrações, servidores, consultorias e tantas outras despesas que um ambiente de Business Intelligence traz. Muitas vezes, é só quando o orçamento aperta — ou surge aquele relatório inesperado — que alguém se pergunta: estamos mesmo sabendo onde nosso dinheiro está indo?

Hoje, já existem soluções desenhadas para tornar esses custos visíveis, controláveis e, por vezes, até previsíveis. Às vezes parece fácil, mas talvez não seja. Escolher a melhor ferramenta de gerenciamento de custos de BI pode ser o divisor de águas para grandes empresas que usam, por exemplo, Power BI em larga escala.

Neste artigo, vou compartilhar cinco ferramentas que, em 2025, merecem sua atenção. Vou contar um pouco sobre cada uma, suas funções, pontos fortes e limitações, além de exemplos reais de situações enfrentadas por empresas grandes. Em várias delas, a SquadBI entra como solução ou alternativa, principalmente para equipes que já têm Power BI rodando e buscam economizar – e respirar – melhor.

Visibilidade sobre custos evita surpresas que doem no orçamento.

Por que controlar custos de BI faz sentido

Em ambientes com muitos usuários e dashboards, a ausência de gestão traz um problema silencioso. Relatórios ociosos, permissões mal configuradas, atualizações feitas sem critério, extrações de dados fora de controle… Tudo isso vira desperdício financeiro real. O pior é quando a dor só surge meses depois, quando é tarde para corrigir a rota.

Granularidade, automação, atualização rápida, permissionamento… Essas são algumas das palavras que os gestores procuram quando querem ter uma ação mais clara sobre os custos do BI. Não raro vejo empresas sem histórico de versões e, quando precisam resgatar informações de semanas atrás, acaba dando retrabalho — e gasto duplo de horas e recursos.

Já presenciei gestores de TI perdendo noites para apurar “quem consumiu o quê”, tentando identificar se era mesmo necessário manter todos os relatórios rodando de vinte em vinte minutos. Erros pequenos se multiplicam rápido nesse cenário.

Como escolher uma ferramenta — critérios para não se perder

Antes de listar as principais soluções que estão entre as favoritas do mercado, vale alinhar o que avaliar:

• Integração: A ferramenta se conecta bem ao Power BI, SQL Server, serviços em nuvem ou outras fontes internas?
• Automação: Permite criar rotinas automáticas de atualização, envio ou controle de relatórios?
• Frequência de atualização: A solução oferece dados em tempo próximo do real, ou só gera relatórios semanais?
• Permissionamento: Dá para definir, com detalhes, quem pode acessar e extrair o quê?
• Detalhamento de uso e custos: Os relatórios mostram, de fato, onde está cada gasto? Quais dashboards consomem mais licenças ou ciclos de processamento?

Agora sim, vamos aos nomes.

As cinco melhores ferramentas para controlar custos de BI em 2025

SquadBI

1. Uma solução pensada desde o início para quem já investiu pesado em Power BI. Oferece, no mínimo, 20% de economia no custo de licenciamento Embedded, sem precisar migrar para outras plataformas. Isso, por si só, já resolve o principal entrave para grandes times de BI.
2. O destaque fica pelo controle individual de acessos, evitando que permissões “abertas demais” elevem o custo total. A plataforma também protege extrações de dados ao granular o permissionamento para cada usuário, reduzindo riscos de vazamento e, claro, gastos desnecessários com uso inadvertido.
3. O whitelabel e a comunicação automatizada facilitam a distribuição de dashboards com atualização a cada 30 minutos e relatórios históricos, inclusive disparando por e-mail sem necessidade de comprar licenças extras. Talvez, para equipes de TI mais enxutas, a simplicidade do SquadBI seja um grande diferencial. E falo isso porque muitos gestores buscam exatamente eliminar retrabalhos em manutenção de relatórios, algo que aqui é solucionado via versionamento estruturado.
4. Ao comparar com concorrentes, o custo-benefício do SquadBI aparece melhor ainda em ambientes de grande porte, como você pode ver.

Power BI Service Admin & Power BI Usage Metrics

1. O próprio ecossistema da Microsoft conta com ferramentas nativas para gestão de uso e custos, voltadas principalmente para administradores do Power BI Service. Permitindo visualizar quais painéis e dashboards mais consomem recursos, onde estão os maiores custos e, até, identificar relatórios que não são acessados há meses. Em resumo, ajuda a decidir o que pode ser desativado ou revisado.
2. O problema? Os dashboards, embora detalhados, dependem de configurações e integrações extras para gerar alertas práticos de redução de custos. Muitas vezes, a frequência de atualização ainda é limitada, e insights mais profundos sobre permissionamento e automação não são tão acessíveis assim. Não raro, vejo grandes empresas demandando integrações de terceiros para cobrir essas lacunas.

PowerBI Sentinel

1. Ferramenta terceirizada, amplamente adotada por quem deseja controlar versionamento, uso e governança do Power BI. Ela identifica mudanças em relatórios, monitora quem acessa, quem faz download e, principalmente, avisa quando algo foge do padrão de custos esperado. O Sentinel apoia a detecção de riscos ligados à segurança e compliance, aspecto essencial para setores regulados.
2. Vale ressaltar: seu foco está nos ambientes governados, onde há processos internos robustos. Automação e integrações existem, mas nem sempre são simples de configurar. O detalhamento dos relatórios é avançado, porém menos intuitivo se comparado à proposta de simplicidade da SquadBI. Para equipes que já têm visão analítica madura, o Sentinel pode ser uma escolha certeira.
3. Se você precisa de estratégias de versionamento em times grandes, recomendo aprofundar nesse artigo do nosso portal.

Cloudyn (Microsoft Cost Management)

1. Quando o BI roda em nuvem (Azure ou híbrido), o Cloudyn amplia a visão de custos além do Power BI. Ele agrupa gastos por serviços, aplicativos e ambientes, permitindo o gestor identificar onde estão concentrados os maiores investimentos. Com painéis de alertas e previsões, a ferramenta indica pontos de ajuste.
2. No dia a dia, empresas crescem e, sem perceber, expandem servidores ou power users desnecessários. Cloudyn automatiza notificações para quando há estouro de consumo, mas nem sempre detalha permissionamento individual — ponto que pode fazer falta para controles mais avançados. A frequência de atualização geralmente é diária, suficiente para muitos, insuficiente para quem precisa de dados quase ao vivo.

ManageEngine Analytics Plus

1. Criada para ambientes multi-BI (usando Power BI, Tableau, QlikSense ao mesmo tempo), a ManageEngine Analytics Plus centraliza custos e acessos em dashboards comparativos. Gera relatórios detalhados de consumo, permite automações simples e traz insights de otimização por usuário ou departamento.
2. Apesar de oferecer recursos robustos, a ferramenta pode ser difícil de implementar sem apoio técnico. A integração com Power BI costuma funcionar bem, mas a frequência das atualizações normalmente não é inferior a uma hora. Permissionamento refinado exige configuração manual e, se mal feito, pode gerar permissões exageradas — o que implica em aumento dos custos.
3. Não deixe de conferir também como a automação pode apoiar esses times, em processos automatizados no Power BI.

Riscos comuns em não controlar custos de BI

A rotina das grandes empresas é cheia de detalhes. Muitas param para olhar para seus gastos com BI só quando algum alerta vermelho aparece. Mas, veja bem:

• Dashboards obsoletos ocupam espaço desnecessário.
• Usuários com permissões além do razoável consomem licenças e geram custos extras.
• Atualizações frequentes demais (sem propósito claro) disparam gastos com processamento e dados.
• Falta de histórico e versionamento causa retrabalho enorme quando um relatório precisa ser restaurado.
• E-mails manuais, enviados a dezenas de usuários, forçam compra de licenças que poderiam ser dispensadas.

Já acompanhei equipes frustradas gastando semanas para descobrir por que a conta de Power BI Embedded disparou do nada. E a resposta, quase sempre: alguma regra de permissionamento ficou aberta. Ou então, um processo automatizado mal configurado criava ciclos de atualização em excesso.

Pequenas falhas acumulam custos sem ninguém perceber.

Dicas práticas para avaliar a melhor solução para seu contexto

Nem sempre o mais conhecido é o que traz o melhor resultado para sua empresa. O segredo está em adequar a ferramenta ao problema real. Aqui vão algumas dicas para uma decisão bem alinhada à sua realidade:

• Analise o volume de dados e usuários: Quanto maior a base, mais vale investir numa solução granular e automatizada.
• Verifique a facilidade de integração e se a ferramenta exige mudanças em processos já consolidados.
• Observe a frequência de atualização dos relatórios; processos quase em tempo real podem ser diferenciais em operações críticas.
• Priorize permissionamento detalhado. Ou todo o investimento em segurança e redução de custos pode ser perdido com um pequeno descuido.
• Busque plataformas que permitam automação sem depender de desenvolvedores, colocando o controle na mão dos gestores.

Como a gestão de custos de BI se conecta à estratégia maior

Poucos lembram, mas o controle de custos em BI não é só questão de economia. É também uma forma de garantir agilidade na tomada de decisões, conquistar confiança dos diretores e sustentar o crescimento sem sustos. O BI, quando bem gerenciado, impulsiona áreas inteiras — já destacamos, inclusive, práticas para melhorar projetos B2B com dados confiáveis e rápido acesso à informação.

E não se trata apenas de olhar as despesas como algo negativo. Ferramentas como SquadBI têm ajudado gestores a não só economizar, mas também enxergar oportunidades para reposicionar relatórios, aumentar o alcance do BI na empresa e promover uma cultura de dados mais madura.

Uma decisão amparada por dados claros evita retrabalho e faz o BI ser protagonista no crescimento do negócio.

Uma escolha que impacta sua rotina (e seu caixa)

Chegar até aqui já é metade do caminho para empresas que querem BI forte e sustentável. Talvez, ao longo da leitura, você já tenha identificado pontos de melhoria na sua operação, ou talvez esteja começando agora a busca pela primeira solução de controle de custos.

Antes de decidir, vale conferir também como o uso de Power BI Embedded pode ampliar o custo-benefício em grandes corporações.

Se quiser apoio, recomendo conhecer melhor o SquadBI. Tire dúvidas, veja cases reais e entenda como podemos ajudar seu time a gastar menos sem abrir mão de segurança, automação e facilidade de uso. O próximo passo para turbinar seu BI e reduzir custos pode estar a um clique de distância. Nos conheça melhor e veja até onde sua empresa pode chegar!